2. Лична организираност:
Изяснете точно
правилата да движение на вътрешно фирмената документация в частта,
където това ви касае – кога трябва да предавате информация и на кого.
Проверете веднага в състояние ли сте да извършвате това и ако не –
обсъдете го с началника си. Не чакайте да се окажете виновник за края на
света, повярвайте ми – ще се случи точно това.
(Тук отварям една
скоба – много важни са сроковете. Бъдете особено предпазливи, ако
например ви се обади главният счетоводител и ви поиска информация за
консумацията на... и на... и на... и т.н. Ако вие прецените, че за да я
подготвите , са ви необходими четири часа, така и кажете. Вероятно
истерично ще ви отговорят, че някой току-що се е обадил от главната
квартира в Германия и иска за половин час... Не вярвайте. Никой не прави
подобни неща. Или преднамерено ви притесняват, за да сбъркате и това да
бъде използвано срещу вас, или просто искащият информацията е забравил
за нея и са го подсетили преди малко. Каквато и да е причината, това не е
ваш проблем и никой няма да ви накаже, че не сте се поддали на
провокацията. Но, разбира се, след четири часа, трябва да предадете
исканата информация, каквото и да ви струва това.)
На някого може
да му стори смешно, но аз съм виждал колеги, работещи на съседни бюра,
да се информират един друг с И-мейли. Това изобщо не е толкова нелепо,
колкото изглежда, особено ако се отчете факта, че в И-мейлите има копие и
до общия началник. По този начин вие не допускате другата страна да
оправдае собственото си безхаберие с вас („ама той не ми каза, че било
спешно”).
Ако ви връчат копие от заповед и трябва да потвърдите
получаването в списък под оригинала, винаги слагайте дата до подписа си.
Може да ви връчат заповедта на двора, вие да сте зает с нещо друго и да
нямата време да я четете в момента – а после да се окаже, че ви
нареждат нещо със срок „вчера”. (Аз самият попаднах веднъж в подобен
капан – заповедта лежала една седмица на бюрото на секретарката, тя
забравила за нея, директорът се запитал защо никой не изпълнява
нареденото, тя чула и хукнала да раздава – и който не подписа с дата,
беше наказан.
Както се казва – кьорав карти не играе.)
Специална
тема е компютърът. Първото, което трябва да направите след сядането
пред него, е да проверите изходящите връзки и обхвата на общата мрежа.
Неприятно ми е да го кажа, но има програми, които позволяват на
директора да следи в реално време не само какво се върши на всеки
компютър във фирмата, но дори да вижда съответния дисплей. Помислете си
какво би могло да ви коства това.
Търсете и програми, които имат в
названияето си думата "spy” Те просто записват пълната активност на
всеки компютър. Друг е въпросът, че подобно нещо може да има и на
сървъра, до който нямате достъп. Но така или иначе, не дръжте лични неща
в споделени папки, а най-добре в криптирани архиви. За да ви е мирна
главата, сложете и на една флашка програма за заличаване следите от
сърфирането в интернет и в края на деня я ползвайте. Ако си мислите, че у
нас няма управители/собственици, способни да накарат администратора да
се рови в компютъра ви след работно време, много се лъжете.
От друга
страна – ако сте под стрес и не сте сигурен в концентрацията си, сложете
една напомняща програма – има десетки. И ако получите нареждане да
предадете оня доклад в петък сутринта, поставете бележка за четвъртък на
обед. Тогава на екрана ви ще изскочи напомняне и няма риск да се
окажете като в небрано лозе.
Когато получите запитване по
И-мейл, ВИНАГИ отговаряйте не по-късно от края на същия ден. Ако това е
невъзможно по обективни причини, изпратете извинение, в което да
покажете, че не сте забравил за искането, укажете кога ще предоставите
исканата информация и попитайте приемливо ли е това. Да се отънесеш в
безразличие към получен И-мейл – особено в международна компания – се
смята не само за безхаберие, но и за липса на елементарна култура.
Никога не използвайте служебния И-мейл за лични цели! Има Яху и други подобни.
Хората
в някои чуждестранни компании са научени да се боят от обвинение в
интернет пиратство. Ето защо вместо нормален антивирус с цел икономии се
купува някаква измишльотина и с обща заповед се слага на всички
компютри на компанията, навсякъде по света. Дори и да посещавате само
легални сайтове, в един момент може да загубите цялата си важна
информация. Ето защо:
а/ опитайте се да си издействате разрешение да смените антивируса (няма да коментирам тук с легален или не)
б/
поне веднъж да две седмици правете копие на външен диск на най-важните
си файлове. Платените за носителя петдесет стотинки може да се окажат
една от най-удачните инвестиции в живота ви, спестявайки ви много
безсънни нощи да правите нещо отново или унижението да ви смятат за
последен глупак, който не знае, че компютърът е вид машина и също може
да се повреди.
И последно – никога не забравяйте, че да гледаш
чужд монитор е не по-малко неприлично, отколкото да бъркаш в нечий джоб
или чанта. Никога не го правете и не допускайте да го правят с вас! А
ако констатирате, че някой – началник, колега или подчинен – влиза в
стаята ви и веднага се втурва към вас, за да види какво има в момента на
монитора ви – знайте, че срещу вас стои абсолютен простак (няма по-мека
дума) и си направете генерални изводи за бъдещите си отношения с тази
личност. И понеже може да ви се наложи да излезете от стаята, ако в нея
работят и други хора, настройте компютъра си да се заключва след минута и
да иска парола за достъп.
(Тук, естествено, не отчитам случаите,
когато някой ви кани да седнате до него, за да виждате заедно монитора
му и да обсъждате показваното на него.)
Установете ясни правила
за нещата, които зависят от вас и не ги променяйте – ако сте решили да
правите оперативка в понеделник в 9:00 часа, тя ще бъде винаги точно
тогава, а не - понеже днес някой бил зает – хайде, ще я отложим за
следобед или за утре...Не забравяйте, че и другите имат нужда да
планират времето си. Впрочем, спомнете си древното правило за
оперативките (тогава са били обсъждания) – ако някой се обади, без да
сте го питали, накажете го. Няма никакво значение дали казаното от него е
било важно, правилно, интересно – или не. Предупреждавате и при втори
случай наказвате. Когато вие решите (обикновено накрая), ще дадете
думата за „други въпроси”. Но дотогава никой няма право да излиза извън
обсъжданата тема или да се обажда, без да са му дали думата. Причините
за това са две:
1.Ще ви загубят страшно много време и няма да
решите нищо. Въвеждайки описаната организация, на едно място аз успях да
сведа продължителността на една оперативка от два на половин час, при
това всичко бе обсъдено.
2.Ако позволите всеки да изказва мнение
когато и за каквото си поиска, вие му давате право да оценява
създадената от вас организация. Следващата стъпка ще бъде, че този човек
ще почне да обсъжда решенията ви, а последната – че сам ще преценява
дали да ги изпълни или не. Подобни неща трябва да се пресичат в зародиш.
И
един съвет от мен – човек, който не е в състояние да формулира проблем с
максимум пет изречения (дори са много), изобщо няма представа от него.
Ето защо след петото изречение го прекъснете, преместете въпросната
точка за края на оперативката и му кажете дотогава да помисли и да реши
какво все пак иска да каже.
Водете протокол и в него записвайте
какво е решено и кой отговаря. НИКОГА не слагайте двама отговорници!
Може да има екип и от пет човека, но един трябва да е персонално
отговорен пред вас и да знае, че последствията от изпълнението ще бъдат
за него. Ако същият екип отговаря и за нещо друго, запазете състава му,
но посочете друг персонално отговорен.
|
